Guía del comprador:
Como elegir un OCR contable para digitalizar facturas.
Sabemos que no todos los OCR contables son iguales y seguramente estés buscando el que más se ajuste a tus necesidades sin saber muy bien cuál elegir al existir tantas opciones en el mercado. Pero, no te preocupes, en este artículo te vamos a explicar detalladamente en qué deberías fijarte a la hora de seleccionar uno. ¡Quédate leyendo!
La tecnología ha avanzado significativamente en el campo de la contabilidad, lo que ha permitido automatizar muchos procesos que antes eran manuales. Uno de estos procesos es la digitalización y el procesamiento de facturas, que se puede realizar utilizando un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) contable.
Un OCR contable es una herramienta que permite escanear y digitalizar facturas y otros documentos contables, y extraer información relevante de ellos para su procesamiento y análisis. Sin embargo, no todos los OCR contables son iguales, y es importante elegir uno que se adapte a las necesidades de tu empresa. Pero, ¿en qué nos tenemos que fijar cuando vayamos a elegir uno? En este artículo te contamos las claves para elegir el OCR perfecto para ti.
No obstante, si quieres conocer más sobre los OCR y su funcionamiento te recomendamos leer este artículo que te encantará. Pincha aquí para conocer más.
Más que un OCR
Actualmente, los OCR disponibles en el mercado poseen solamente la capacidad de escanear y digitalizar los documentos contables, sin embargo, para automatizar y agilizar tu proceso contable necesitarás mucho más que un simple OCR. Algunas características que debes tener en cuenta son la capacidad de exportar datos en diferentes formatos, generar asientos contables, la opción de cargar documentos fácilmente o la posibilidad de enviar automáticamente los datos extraídos a su software de contabilidad, entre otros muchos.
En este caso, te presentamos una de las mejores opciones del mercado: el robot contable de Inmatic. Su software cuenta con múltiples funcionalidades que te harán tu trabajo más fácil, porque no solo digitaliza tus facturas, sino que también crea asientos contables automatizando tu proceso contable, además de contar con un potente gestor documental que te permite extraer listados automáticos en PDF y Excel.
Digitalizar facturas con la máxima precisión
Uno de los factores más importantes a considerar al elegir un OCR contable es su precisión. El OCR debe ser capaz de reconocer los datos con un gran nivel de precisión, incluso si los documentos son escaneados o digitalizados con una calidad inferior.
Con Inmatic, obtienes una precisión del 100%, es capaz de reconocer hasta las facturas más conflictivas o en mal estado. Esto te permitirá estar tranquilo y despreocuparte, sabiendo que se reducen los errores derivados de las tareas manuales. Además, el robot contable te avisará en caso de detectar algún tipo de anomalía o error.
Uno de nuestros clientes corrobora lo anterior: "He estado probando seleccionando las facturas más conflictivas: la típica factura enviada por WhatsApp con el móvil y algo oscura, la factura impresa con una impresora de tinta de las antiguas, facturas tamaño ticket e impresa con impresora antigua e incluso facturas escritas a mano. Me ha sorprendido mucho el gran acierto y cuando he visto que reconocía los datos escritos a mano, casi no me lo podía creer. El resultado ha sido muy bueno. De hecho, en el programa de escaneo que estábamos usando hasta ahora no ha sido capaz de reconocer ningún dato de una factura de alquiler de local escrita a mano. ¡En cambio, Inmatic lo ha reconocido todo!"
Si quieres conocer más sobre por qué nuestros clientes eligen Inmatic, pincha en este enlace donde los usuarios de nuestra plataforma te cuentan todas sus ventajas.
Busca una interfaz user-friendly
El OCR contable debe ser fácil de usar para los empleados de la empresa. La herramienta debe contar con una interfaz intuitiva, permitiendo una configuración rápida y sencilla de los documentos a procesar. Además, debe ser fácil de enlazar con el software de contabilidad existente.
Uno de los principales fuertes de Inmatic es la cantidad de conectores que posee, pues enlaza con las aplicaciones contables más usadas del mercado: A3, a3Innuva, Aplifisa, Contanet, Contaplus, Contasol (local y nube), Diez Software, Estimasol, Glasof, Golden Soft, Holded, Monitor Informática y Sage. Esto posibilita que acabe las tareas de principio a fin.
Asegura tus datos y un buen soporte técnico
Los documentos contables son sensibles y deben ser tratados con la máxima seguridad. Es importante que el OCR contable tenga medidas de seguridad para proteger los datos sensibles de tu empresa, incluyendo la encriptación y la autenticación de usuario.
Por otra parte, un buen OCR contable debe contar con un equipo de soporte que pueda responder rápidamente a sus preguntas y solucionar cualquier problema técnico. Este es el caso de Inmatic, que posee soporte técnico, incluso de manera online.
Asimismo, también en su página web podrás encontrar todo tipo de recursos necesarios para saber perfectamente cómo automatizar tu proceso contable. Si quieres consultarlos, accede a nuestra web a través de este enlace.
Un OCR actualizado y a la vanguardia
Es importante que el proveedor ofrezca actualizaciones regulares de la herramienta para garantizar que esté siempre al día con las últimas tecnologías.
En Inmatic este punto se toma muy en cuenta, pues siempre se está buscando la manera de mejorar y hacer la vida más fácil a los clientes. Por ejemplo, periódicamente se van añadiendo nuevos conectores a medida que las necesidades de los clientes cambian, de esta manera también se van incorporando nuevas funcionalidades que mejoran la usabilidad de la plataforma, y con ello, los resultados de la misma.
De hecho, nuestros clientes lo tienen claro: “Inmatic escucha a sus clientes y se adapta a sus necesidades ante los cambios en el mundo fiscal y contable”.
En resumen, un buen OCR contable debe ser preciso, fácil de usar, contar con funcionalidades adicionales, tener un soporte y actualizaciones adecuados y garantizar la seguridad de los datos. Al tener en cuenta estos factores, podrás seleccionar un OCR contable que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa y mejorar significativamente la eficiencia del procesamiento de facturas y otros documentos contables.
Prueba ya y sal de dudas
Sabemos que Inmatic es mucho más que un OCR de facturas, de hecho, es la solución completa a la automatización contable. No solo identifica y lee las facturas, también es capaz de generar asientos contables e interpretarlos, así como extraer listados automáticos tanto en PDF como en Excel.
Es por eso que confiamos plenamente en la eficacia de Inmatic y te invitamos a que pruebes nuestra herramienta de forma gratuita y sin compromiso a través de este enlace.
Además, si necesitas más información sobre cómo la automatización de procesos puede ayudarte en tus tareas contables, te recomendamos que visites nuestros casos de éxito. Allí, podrás leer las experiencias de nuestros clientes con nuestro robot contable y ver cómo les ha ayudado en su negocio.
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