Reglamento ley antifraude: Requisitos del software de facturación
El Reglamento de la Ley Antifraude (RD 1007/2023) establece los nuevos requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación para empresas y profesionales. Estos requisitos abarcan distintos aspectos clave que aseguran la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación de cara a garantizar un mayor control tributario de la agencia Tributaria y combatir el fraude fiscal.
En este artículo, profundizaremos en los detalles del Reglamento de la Ley Antifraude, explorando a fondo los nuevos requisitos para el software de facturación para mantenernos al día en nuestras obligaciones tributarias.
¿Que es el Reglamento de la Ley Antifraude?
El Reglamento de la Ley Antifraude (RD 1007/2023), del 5 de diciembre del 2023, establece una serie de requisitos fundamentales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación destinados a empresas y autónomos.
Estos requisitos tienen como objetivo principal garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. La normativa busca alinear estos sistemas con las regulaciones tributarias, garantizando que cada transacción genere una factura y una anotación inalterable en el sistema del contribuyente.
Además, se permite la opción voluntaria de enviar electrónicamente y de forma automática y segura todos los registros de facturación a la Administración tributaria, considerando que los sistemas que opten por esta medida cumplen con los requisitos técnicos establecidos.
El reglamento de la Ley Antifraude amplía las disposiciones establecidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, que aborda medidas especificas para prevenir y combatir el fraude fiscal. Este Reglamento en específico se centra principalmente en los procedimientos relacionados con la facturación y el software de facturación.
¿Cuando entra en vigor el Reglamento de la Ley Antifraude?
Las empresas y profesionales que expidan facturas con sistemas informáticos deben asegurarse de que su software esté adaptado a las características y requisitos definidos en dicho reglamento y su normativa asociada antes del 1 de julio de 2025.
Los fabricantes y vendedores de software de facturación tienen la responsabilidad de ajustar sus productos en un plazo máximo de 9 meses a partir de la fecha en que entre en vigor la Orden Ministerial que detalle técnicamente todos los aspectos recogidos en el reglamento.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
El Reglamento Antifraude (Real Decreto 1007/2023) establece criterios detallados para los sistemas informáticos de facturación, con el objetivo de prevenir fraudes y garantizar la transparencia en los procesos contables. Este enfoque busca combatir el incumplimiento tributario y la economía sumergida, especialmente relacionados con el uso de "software de supresión de ventas" o "software de doble uso".
Entre los requisitos fundamentales que establece el reglamento se encuentran:
1. Integridad e Inalterabilidad de Registros:
Se exige que los registros de facturación sean íntegros e inalterables una vez generados y registrados en el sistema informático.
Cualquier corrección o anulación debe realizarse mediante al menos un registro adicional, preservando la integridad de los datos originales.
Para garantizar la integridad e inalterabilidad, se requiere el uso de procesos técnicos confiables que aseguren la fidelidad y la integridad de los registros desde su grabación en el sistema.
Para ello los sistemas informáticos deberán añadir una huella o «hash» a los registros de facturación de alta y de anulación, proporcionando así una capa adicional de seguridad y verificación.
2. Trazabilidad de Registros:
Los registros de facturación deben estar encadenados de manera que se pueda verificar su secuencia desde el primero hasta el último.
Se prohíbe cualquier funcionalidad o mecanismo que pueda alterar u ocultar el rastro de las operaciones.
Todos los datos registrados deben estar correctamente fechados, indicando el momento exacto de la operación.
3. Conservación, Accesibilidad y Legibilidad:
Se establece la obligación de conservar los registros de facturación durante el plazo establecido por la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).
El sistema informático debe contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros, permitiendo su exportación a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
4. Envío automático de los registros de facturación
Los contribuyentes pueden enviar de forma voluntaria y automática a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación generados por sus sistemas informáticos, siguiendo las especificaciones técnicas establecidas.
Estos sistemas informáticos de facturación, con la capacidad de enviar las facturas automáticamente de forma electrónica a Hacienda, se denominan “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”.
Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas por sistemas Verifactu tendrán que incorporar un código QR que contenga el contenido parcial de la factura, lo que permitirá a sus destinatarios identificarla.
5. Registro de Eventos:
El sistema informático debe contar con un registro de eventos que capture automáticamente interacciones, operaciones y sucesos durante el uso del software de facturación.
Se deben garantizar características específicas para este registro de eventos y su contenido.
6. Disociación de Acceso a Información:
Los sistemas informáticos deben separar el acceso a información tributaria de la posible información confidencial no patrimonial.
Esto facilita que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información requerida sin comprometer la confidencialidad de otros datos.
Selección de software de facturación electrónica cumpliendo con los requisitos establecidos por el Reglamento de la Ley Antifraude.
La Ley Antifraude RD 1007/2023 establece dos opciones para que las empresas y profesionales cumplan con los nuevos requisitos informáticos de facturación. Estas opciones son:
Utilización de un sistema informático propio con declaración responsable
Los contribuyentes tienen la posibilidad de utilizar su propio sistema informático que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento. Para ello, deben contar con una declaración responsable expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del sistema. Esta declaración debe certificar que el sistema cumple con las normas y responde ante quienes lo adquieran o utilicen. Es importante que esta declaración sea por escrito, visible y contenga los datos identificativos y de localización del productor del sistema informático.
Uso de la aplicación informática de la Administración tributaria
Además de utilizar un sistema propio, los obligados tributarios también tienen la opción de utilizar la aplicación informática desarrollada por la Administración tributaria. Esta aplicación debe cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento y garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Al optar por esta opción, los contribuyentes se benefician de contar con una herramienta desarrollada y respaldada por la Administración tributaria, lo que puede brindarles mayor seguridad y facilidad en el cumplimiento de las obligaciones.
En conclusión, el Reglamento de la Ley Antifraude nos ha traído nuevos requisitos para los sistemas de facturación. Estas nuevas condiciones configuran una barrera sólida contra el fraude fiscal. Al exigir integridad, trazabilidad y otros aspectos clave, el reglamento no solo promueve la transparencia en la gestión financiera, sino que también fortalece la eficacia de las operaciones tributarias para empresas y profesionales, contribuyendo a un entorno fiscal más sólido y honesto.
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