Sistema VeriFactu

El sistema VeriFactu o sistema de emisión de facturas verificables es una herramienta implementada por la Agencia Tributaria para tener un mayor control sobre las facturas electrónicas emitidas por autónomos y empresas. Permite el envío instantáneo de facturas a Hacienda, facilitando las declaraciones de impuestos y los libros contables. Su uso es opcional, pero se espera que brinde mayor transparencia y facilite los procedimientos tributarios. El reglamento que regula VeriFactu está actualmente en proceso de aprobación. Si eres empresario o autónomo y necesitas aclarar tus dudas sobre los sistemas Verifactu, te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué es el sistema VeriFactu?

VeriFactu, también conocido como sistema de emisión de facturas verificables, es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria con el objetivo de fortalecer el control sobre las facturas electrónicas emitidas por autónomos y empresas a sus proveedores. A través de un reglamento, este sistema permite a la Agencia Tributaria tener acceso en tiempo real a las operaciones y los impuestos de los negocios, simplificando así las declaraciones fiscales y la gestión contable de los contribuyentes.

Los sistemas informáticos de facturación (SIF) que tengan la capacidad de enviar automáticamente y en tiempo real todas las facturas a la Agencia Tributaria, se considerarán como Sistemas VeriFactu o de emisión de facturas verificables.

Estos sistemas de verificación de facturas electrónicas asegurarán la fiabilidad de las facturas y dificultarán cualquier intento de manipulación.

Concepto y funcionamiento del sistema VeriFactu

Los sistemas VeriFactu, a través del envío instantáneo de facturas a Hacienda, brindan a los autónomos y empresarios una manera más ágil y eficiente de cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Mediante una plataforma digital, se establecerán los mecanismos necesarios para que los contribuyentes puedan enviar todas sus facturas de forma automática y en tiempo real a la Agencia Tributaria, permitiendo un mayor control sobre sus operaciones y facilitando la autocompletación de las declaraciones de impuestos.

Para realizar este proceso, se utilizarán servicios web que posibilitarán el envío en tiempo real de los registros de facturación en formato XML a Hacienda.

Cuando una empresa o autónomo envíe estas facturas a sus clientes, las cuales previamente han sido registradas y compartidas con la Agencia Tributaria, el receptor podrá ver la etiqueta "VERI*FACTU" en la parte superior de la factura. Esta etiqueta indica que el empresario ha cumplido con su responsabilidad de remitir la factura a la Agencia Tributaria.

Ventajas y beneficios del sistema VeriFactu

La implementación de los sistemas de emisión de facturas verificables aporta ventajas notables a la sociedad en general. Estos sistemas contribuyen directamente a una economía más clara y fluida, lo que aumenta la confianza de consumidores y productores en sus interacciones comerciales, fortaleciendo así la seguridad y la fiabilidad en el proceso de transacciones económicas. Estas son algunas de las ventajas que nos ofrecen:

• Simplifican las obligaciones tributarias: Al enviar las facturas de manera instantánea, los autónomos y empresas pueden agilizar los trámites relacionados con la declaración de impuestos y la gestión contable.
• Mayor transparencia en las operaciones: El sistema VeriFactu proporciona una visibilidad casi en tiempo real de las operaciones y los impuestos de los negocios, lo que contribuye a detectar y prevenir posibles irregularidades.
• Incorporación automática en los registros: Al remitir las facturas electrónicas a Hacienda, se logra una incorporación automática de la información en ciertos libros de registro requeridos por ley.
• Control y seguimiento eficiente: Este sistema ofrece a la Agencia Tributaria un mayor control sobre las actividades económicas de los contribuyentes, lo cual ayuda a garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la lucha contra el fraude fiscal.

Es importante destacar que el sistema VeriFactu se encuentra aún en desarrollo y su uso en principio será opcional. Sin embargo, se espera que, una vez implementada de forma obligatoria, este sistema brinde a las empresas y autónomos una herramienta poderosa para cumplir con sus obligaciones tributarias y contables, así como para establecer una mayor transparencia en sus operaciones y contribuir a la lucha contra el fraude fiscal en España.

Cumplimiento de la Ley antifraude y la facturación electrónica

La implementación del sistema VeriFactu está enmarcada dentro de la Ley antifraude, cuyo objetivo es combatir prácticas fraudulentas y evasión de impuestos. Mediante la facturación electrónica, se busca aumentar el control sobre las operaciones y los impuestos de los autónomos y empresas. Cumplir con esta ley es fundamental para evitar posibles sanciones y garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Esta normativa pone el foco, entre otros temas, en los requisitos que deberán cumplir los sistemas informáticos que quieran implantar la emisión certificable de facturas (VeriFactu).

Cuándo entra en vigor Verifactu

La implantación del sistema Verifactu está sujeta la aprobación definitiva de la Orden Ministerial que detallará las especificaciones técnicas especificas del Reglamento RD 1007/2023 de la Ley Antifraude. Este reglamento establece los requisitos que deberán cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación. Una vez aprobada la Orden ministerial, se activará un periodo para que los actores se ajusten a las nuevas normativas:

• Los desarrolladores y proveedores de software tendrán una ventana de 9 meses, contados a partir de la aprobación de la Orden Ministerial, para presentar productos totalmente adaptados al Reglamento.
• Por otro lado, aquellos contribuyentes que cuenten con sistemas informáticos de facturación contratados antes de la fecha de aprobación de la Orden Ministerial deben asegurarse de que sus sistemas estén completamente ajustados a Verifactu antes del 1 de julio de 2025.

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Requisitos y caracteristicas de los sistemas VERIFACTU

• Integridad y Conservación: Los sistemas deben garantizar que los registros de facturación sean íntegros y se conserven en su estado original sin manipulaciones.
• Accesibilidad y Legibilidad: Debe ser fácilmente accesible y legible para las partes interesadas, incluidos los clientes y la Agencia Tributaria.
• Trazabilidad: El sistema debe permitir rastrear la historia de las facturas.
• Inalterabilidad: Las facturas no deben poder ser modificadas una vez emitidas.
• Envío Continuo y Seguro: El sistema debe ser capaz de enviar de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva e instantánea la información de las facturas a la Agencia Tributaria.
• Las facturas deben incorporar un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial del Ministerio de Hacienda.
• Estas facturas incorporarán la frase ”Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” en aquellos casos en los que el sistema informático realice el envío de todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

¿A quién afecta VeriFactu?

El sistema VeriFactu trae implicaciones y obligaciones para las empresas, autónomos y profesionales que emiten facturas electrónicas, así como también para los desarrolladores de los programas de facturación (SIF).

La implementación de este sistema implica realizar cambios en los procesos de facturación y contabilidad de las organizaciones, adaptándose a los nuevos requisitos establecidos por Hacienda para la emisión y recepción de facturas electrónicas.

Para los autónomos, VeriFactu supone una modernización en la gestión de sus operaciones comerciales. Ahora deben utilizar plataformas digitales y cumplir con los estándares de facturación electrónica establecidos. Esto conlleva una inversión en software y formación para adaptarse a los nuevos procedimientos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

En el caso de las empresas, VeriFactu también tiene un impacto significativo. Las compañías deben utilizar sistemas de facturación electrónica que cumplan con los requisitos de la Agencia Tributaria, lo que implica la integración de herramientas de gestión y la formación de los equipos para trabajar con el nuevo sistema.

La empresa que desarrolla el sistema informático debe proporcionar a sus clientes y a quienes lo comercializan una declaración responsable que confirma que el sistema cumple con las normativas del reglamento y las especificaciones que sean aprobadas.

Impacto económico y financiero del sistema VeriFactu

Facilitación de las declaraciones de impuestos y los libros contables

El sistema VeriFactu tiene un impacto significativo en la gestión de las declaraciones de impuestos y la contabilidad de las empresas. Al enviar de forma instantánea todas las facturas a Hacienda, se agiliza el proceso de declaración de impuestos, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con estas obligaciones tributarias. Además, la digitalización de los registros contables facilita la elaboración y el mantenimiento de los libros contables, permitiendo un acceso rápido y seguro a la información financiera.

Mejora del control fiscal y la transparencia en las operaciones empresariales

El sistema VeriFactu contribuye a mejorar el control fiscal y la transparencia en las operaciones empresariales. Al proporcionar a la Agencia Tributaria la posibilidad de conocer en tiempo real las operaciones y los impuestos de los negocios, se reduce el riesgo de evasiones y fraudes fiscales. Esto fomenta la equidad y la legalidad en el ámbito empresarial, promoviendo un entorno de competencia más justo. Además, al tener acceso a la información detallada de las facturas electrónicas, se incrementa la transparencia en las transacciones comerciales, brindando mayor confianza tanto a los proveedores como a los clientes.